Banyak perusahaan yang berangkat dalam
proses pengembangannya hanya melihat pada
aspek SDM (Sumber Daya Manusia) adalah
kebijakan yang bersifat biaya. Mengapa
dianggap demikian? Banyak perusahaan
melihat bahwa sumber daya manusia atau
karyawan di dalamnya adalah beban, mulai
dari penggajian, belum lagi kewajiban seperti
Jamsostek ataupun kewajiban untuk
memberikan tunjangan lainnya. Lalu muncul
suatu pemahaman bahwa sumber daya
manusia adalah suatu bentuk investasi yang
penting untuk dikelola sehingga definisi
human resources (sumber daya manusia)
menjadi human capital (investasi manusia).
Dalam proses pengembangan sumber daya
manusia, hal yang menjadi pertimbangan
penting dalam suatu perusahaan adalah
kebijakan yang diterapkan untuk
pengembangan manusia di mana disebutkan
karyawan yang bekerja dalam perusahan
memang bisa dikembangkan menjadi investasi
bagi perusahaan itu sendiri. Kebijakan yang
diterbitkan oleh perusahaan itu sendiri
haruslah memuat suatu kepentingan jangka
panjang yang nantinya dituntut adanya suatu
komitmen jangka panjang terhadap proses
pengembangan perusahaan itu sendiri.
Kebijakan yang diterbitkan oleh perusahaan
terhadap pengembangan sdm meliputi
kebijakan (1) Sistem numerasi (2) Sistem
manajemen performa (3) Sistem
pengembangan sumber daya manusia (4)
Sistem budgeting terhadap operasional dari
proses pengelolaan sumber daya manusia (5)
Peraturan perusahaan dan persyaratan yang
terkait dengan pengelolaan sumber daya
manusia.
Salah satu kesalahan yang seringkali dilakukan
oleh perusahaan adalah kemampuan untuk
memastikan konsistensi kebijakan untuk
dijalankan. Hal apa yang menjadi alasan untuk
kemunculan ketidaksesuaian konsistensi dari
kebijakan itu sendiri? Pertama, situasi dan
kondisi yang menyebabkan penyimpanan
terhadap sistem dapat muncul dimana antara
kebutuhan untuk mengoptimalkan sdm ditekan
oleh adanya kebutuhan pengembangan sdm
itu sendiri. Sehingga dengan kondisi
”terpaksa” kebijakan terhadap sdm itu sendiri
dilanggar. Kedua, adanya conflict of interest
yang dimunculkan oleh oknum-oknum baik itu
internal perusahaan maupun dari pihak
manajemen itu sendiri yang menyebabkan
pelanggaran dengan sengaja dilakukan.
Ketiga, adanya perubahan dari manajemen
perusahaan yang menyebabkan kebijakan
sudah tidak memadai untuk menghadapi aspek
kompetisi dengan dunia luar.
Ketidakkonsistenan dalam menjalankan
manajemen sumber daya manusia dapat
menyebabkan bumerang yang dapat
membunuh strategi dalam perusahaan itu
sendiri. Dimana karyawan mulai
mempertanyakan konsistensi kebijakan
sumber daya manusia yang dijalankan
perusahaan. Konsep dan aspek adil di dalam
organisasi harus dapat memastikan bahwa
sistem kebijakan sumber daya manusia yang
dijalankan dapat mengembangkan dan
menumbuhkan persaingan yang positif dalam
perusahaan sehingga dapat meningkatkan
performa dari organisasi.
Suatu sistem yang baik, adalah sistem yang
dapat teraudit. Sistem manajemen sumber
daya manusia, harus dibangun dengan
mengikuti aturan ini. Sistem sumber daya
manusia yang tepat adalah sistem yang
dibangun dengan mengedepankan konsep
PDCA (Planning- Do- Check- Action). Apa yang
dimaksud dengan konsep tersebut.
(a) Planning
Dalam menyusun sistem harus ditetapkan
tujuan dari suatu sistem tersebut dibuat, serta
dijelaksanakn latar belakang yang
menjelaskan sistem tersebut dibangun.
Contoh: SOP (Standard Operating Procedure)
sistem rekruitmen (penerimaan karyawan).
Pada saat penyusunan sistem, harus dilihat
tujuan dari sistem tersebut dibangun, ruang
lingkup dari SOP itu sendiri meliputi jenis
rekruitmen internal atau eksternal maupun
aspek pengembangan sistem rekruitmen
lainnya.
(b) Do
Bagaimana sistem tersebut dijalankan. Seperti
menjelaskan pejabat mana yang memiliki
kewenangan untuk menjalankan proses ini,
lalu bagaimana proses tersebut dijalankan,
detail terhadap sistem dokumentasi tersebut
dijalankan juga menjadi bagian yang penting
untuk dijelaskan.
(c) Check
Bagaimana sistem tersebut dievaluasi maupun
diaudit untuk memastikan sistem tersebut
dijalankan. Suatu sistem yang baik harus
memastikan adanya proses verifikasi
(pemeriksaan ulang) ataupun validasi
(pengesahan). Seperti proses penyelesaian
sistem kompensasi, harus dipastikan adanya
mekanisme pemeriksaan sebelum proses
dijalankan. Setelah proses dijalankan pun juga
harus dipastikan adanya suatu proses
pemeriksaan yang intensif untuk memastikan
bahwa mekanismen evaluasi tersebut
dijalankan.
(d) Action
Penetapan tindakan perbaikan dan
pencegahan yang dilakukan untuk
mengantisipasi apabila sistem yang dimaksud
tidak dijalankan sesuai dengan standar
persyaratan yang telah ditetapkan.
Audit adalah salah satu bentuk dari proses
check itu sendiri. Sedikit berbeda
dibandingkan dengan konsep verifikasi dan
validasi. Dalam proses verifikasi dan validasi
proses dijalankan sebelum suatu bentuk
proses sudah dijalankan. Sehingga mencoba
dipastikan bahwa proses tersebut sudah
mengikuti aturan kesesuaiannya sebelum
diimplementasikan. Contoh adalah mekanisme
penggajian, dalam proses dan mekanisme
penggajian. Sebelum system penggajian
tersebut dijalankan harus dipastikan adanya
verifikasi dari pejabat yang berwenang,
mungkin di sini adalah HR & GA Manager yang
melakukan proses pemeriksaan terhadap
kesesuaian data kompensasi tersebut dan
kemudian pengesahan itu sendiri dijalankan
oleh Finance Accounting Manager sebagai
pejabat yang memiliki authorisasi untuk
melakukan proses transaksi.
Komitmen yang dikembangkan itu sendiri
meliputi:
(1) Sistem kompensasi
Sistem kompensasi memuat seluruh faktor
numerasi yang diterapkan oleh perusahaan.
Seperti bagaimana mekanisme penggajian
ditetapkan, apakah termuat informasi yang
terkait dengan pengemangan antara sistem
golongan jabatan dengan sistem penggajian
yang ditetapkan dalam perusahaan itu sendiri.
Apakah penyusunan sistem kompensasi
tersebut telah sesuai dengan konsep standar
persyaratan yang dimaksud. Tidak terdapat
penyimpangan yang terkait dengan sistem
numerasi yang dimaksud, seperti tata cara
pembayaran, bukti-bukti atau dokumen yang
dibutuhkan untuk mengembangakan sistem
kompensasi yang dimaksud. Lalu bagaimna
cara mengauditnya? Auditor dapat melakukan
proses memastikan kesesuaian antara
kebijakan dan proses pelepasan kompensasi
itu sendiri dijalankan. Dalam beberapa kasus,
juga dapat melakukan proses validasi dan
verifikasi terhadap individu yang menerima
transaksi tersebut.
(2) Sistem Manajemen Performa
Proses audit yang dijalankan adalah melihat
kesesuaian antara indikator yang mencapai
target tersebut ataupun realisasi yang terukur.
Konsep pemeriksaan lebih melihat pada aspek
obyektifitas dari sistem manajemen performa
yang dijalankan tersebut untuk melihat aspek
kesesuaian yang ada dalam konsep
pengukuran prestasi karyawan. Bukti-bukti
terdokumentasi harus diperiksa secara teliti
untuk melihat kesesuaian dan obyektifitas dari
penilaian.
(3) Sistem pengembangan sumber daya
manusa
Unit kerja SDM sangat erat peranannya dalam
proses pengembangan sumber daya manusia.
Audit pada area kerja ini memiliki fokus untuk
memastikan bahwa SOP pelatihan dijalankan.
Seperti proses dalam penyusunan program
pelatihan, individu yang menjalankan
pelatihan dan efektifitasnya. Nilai efektifitas
ini sangat penting untuk teraudit untuk
memastikan bahwa kondisi proses operasional
pengembangan sumber daya manusia telah
sejalan dan berbasis dengan kompetensi SDM
yang ada di lapangan.
(4) Sistem budgeting
Dalam proses pengembangan sumber daya
manusia, suatu perusahaan harus menerapkan
suatu konsep budgeting yang kemudian
dikembangkan menjadi bentuk pengembangan
strategis pelaksanaannya. Budgeting dari
proses ini harus dipastikan dijalankan sesuai
dengan peraturan yang telah ditetapkan.
Bagaimana proses yang memiliki alokasi
budget dijalankan.
(5) Peraturan perusahaan dan persyaratan
peraturan perundang-undangan
Mekanisme penyusunan peraturan adalah
suatu kebijakan strategis yang bersifat jangka
panjang dan terkait dengan peraturan dan
perundang-undangan. Hal yang sangat perlu
dicermati dalam proses pengembangan dan
penyusunan peraturan perundangan adalah
kesesuaian pelaksanaannya dan kesesuai
terhadap persyaratan peraturan dan
perundang-undangan.
Bagaimana dengan penjelasan audit yang
telah disampaikan, apabila masih diperlukan
pertimbangan lanjutan terhadap proses audit
ini. Konsultan kami akan siap membantu
dalam melakukan proses implementasi audit
SDM yang dijalankan di lapangan. Proses audit
ini nanti akan dilengkapi dengan laporan audit
yang nantinya sebaiknya ditindaklanjuti oleh
perusahaan.
http://konsultan-sdm.com/tag/standar-kompetensi-internal-auditor-manufaktur
